Seloste päivitetty 25.5.2018

KSF Median asiakas-, sidosryhmä- ja suoramarkkinointirekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

Mannerheimintie 18
00100 Helsinki
(jäljempänä ”me” tai ”KSF”)

2 Rekisteriasioiden yhteyshenkilö / tietosuojavastaavan yhteystiedot

Thomas Riska
Mannerheimintie 18
00100 Helsinki
dpo@ksfmedia.fi

3 Rekisterin nimi

KSF Median asiakas-, sidosryhmä ja suoramarkkinointirekisteri

4 Mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Käsittelemme tietoa seuraavilla perusteilla ja seuraavaan tarkoitukseen:

Sopimus: Käsittelemme käyttäjän antamia tietoja täyttääksemme sopimuksen palvelusta tai tuotteesta, jonka käyttäjä on tilannut. Ilman edellä mainittuja tietoja emme voi tarjota palveluitamme käyttäjän pyynnön mukaisesti, käsitellä tilauksia, mahdollistaa kirjautumista digitaaliselle tilille, varmentaa asiakastapahtumia, pitää yhteyttä tilaajaan sopimukseen liittyvissä asioissa, tarjota teknistä tukea tai laskuttaa palveluitamme.

Suostumus: Tehdäksemme sähköisiä markkinointitoimenpiteitä tai luovuttaaksemme yhteystietoja valikoitujen kumppanien suoramarkkinointitoimenpiteitä varten perustuu käsittely kuluttajamarkkinoinnin osalta suostumukseen. Voimme myös pyytää käyttäjän suostumuksen siinä tilanteessa, että käsittelyn tarkoitukset muuttuisivat.

Oikeutettu etu: Käsittelemme tietoja liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittämiseen, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen, oikeudellisten vaateiden esittämiseen ja puolustamiseen, palveluidemme käytön analysointiin, profilointiin, segmentointiin sekä sisältöjen, mainonnan ja markkinointiviestien kohdentamisessa, sekä puhelimitse tai postitse tapahtuvaan taikka työtehtävien perusteella kohdistettuun markkinointiin. Käsittelyssä hyödynnämme evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita, joita asetetaan käyttäjien selaimille ja päätelaitteille. Käsittelemme tietoja KSF:n sisällä. Nämä tarkoitukset ovat liiketoimintamme kannalta välttämättömiä sekä perusteltuja käyttäjän ja KSF:n välisen asiallisen yhteyden perusteella ja siten oikeutetun etumme mukaisia. Käyttäjä voi vastustaa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

Lakisääteinen velvoite: Kun olemme velvoitettuja säilyttämään joitakin asiakkaan henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä, perustuu niissä tapauksissa käsittely lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

5 Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme rekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

  • Rekisteröidyn perustiedot*, kuten nimi, ikä, sukupuoli, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero (kuluttajat)
  • Päättäjän ja/tai yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite (yritykset ja sidosryhmät)
  • Asiointikieli
  • Asiakkuuteen, muuhun asialliseen yhteyteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten hankitut palvelut aloitus- ja lopetustietoineen, tuotteiden toimituksiin liittyvät tiedot, sopimukseen liittyvät myyjätiedot, palveluiden käyttöön liittyvät tunnistautumistiedot ja tiedot palveluiden ja tarjottujen etujen käytöstä
  • Tiedot suoramarkkinointisuostumuksista ja -kielloista
  • Tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot; tiedot verkkopalveluun kirjautumisesta
  • Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • Mielenkiinnon kohteet ja muut rekisteröidyn itse antamat tiedot (kuluttajat)
  • Asema tai ammatti
  • Tiedot toivotuista yhteydenpitomuodoista ja tietojen muutostiedot
  • Rekisteröidyn suostumuksella muita tietoja
  • Asiakaspuheluiden nauhoitus ja asiakaspalvelutilanteisiin liittyvä muun viestinnän tallennus
  • Väestötietojärjestelmän ja muiden rekistereiden tietojen perusteella muodostetut kohdentamistiedot (kuluttajat)
  • Kaupparekisterin ja muiden rekistereiden tietojen perusteella muodostetut kohdentamistiedot (yritykset ja sidosryhmät)

Kun saamme tiedot sinulta, tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

6 Mistä saamme tietoja?

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti sopimusten tekemisen yhteydessä, asiakastapahtumissa, käyttäjien rekisteröityessä jonkin palvelumme käyttäjäksi, palveluiden käytön yhteydessä tai muutoin rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, luottotietorekisteristä sekä muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

7 Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

KSF voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Henkilötietoja saatetaan luovuttaa KSF:n konserniyhtiöille. Tietoja voidaan luovuttaa KSF:n yhteistyökumppaneille jotta KSF pystyy toimittamaan tarjoamansa tuotteet ja palvelut.

Kuluttajien osalta KSF voi käyttää henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin yhdessä yhteistyökumppaniensa kanssa, jos rekisteröity on antanut näihin tarkoituksiin suostumuksen. Yrityksiä ja sidosryhmiä edustavien henkilöiden osalta, KSF voi käyttää henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin yhdessä yhteistyökumppaniensa kanssa, ellei rekisteröity ole nimenomaisesti kieltänyt henkilötietojen käytön näihin tarkoituksiin. KSF ei luovuta asiakastietoja kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksessa muiden kuin KSF:n omien tuotteiden ja palveluiden osalta.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallintaa ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimalla ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojastasi laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimukset.

Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista. Me käytämme EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

8 Mitä ovat evästeet ja miten niitä käytetään?

Voimme kerätä käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.

Evästeet eivät liiku verkossa itsekseen, vaan ne asetetaan käyttäjän päätelaitteelle ainoastaan käyttäjän kutsuman sivuston mukana. Vain evästeen lähettänyt palvelin voi myöhemmin lukea ja käyttää evästettä. Evästeet tai muut tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja, eikä evästeitä voi käyttää ohjelmien käyttämiseen tai haittaohjelmien levittämiseen.

Keräämme evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla tietoja siitä, miten ja milloin palvelujamme käytetään: esimerkiksi miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt palveluun, milloin ja mitä verkkosivujamme käyttäjä on selannut, mitä selainta käyttäjä käyttää, mikä on käyttäjän näytön tarkkuus, laitteen käyttöjärjestelmä ja sen versio sekä IP-osoite.

Käytämme sekä istuntokohtaisia evästeitä, jotka vanhentuvat, kun käyttäjä sulkee verkkoselaimen sekä pysyviä evästeitä, jotka säilyvät käyttäjän laitteella tietyn ajan tai kunnes käyttäjä poistaa ne. Pysyvien evästeiden voimassaoloaika vaihtelee muutamasta kuukaudesta muutamaan vuoteen. Käyttäjä voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan.

Evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden käytön tarkoituksena on analysoida ja kehittää palvelujamme edelleen käyttäjiä paremmin palveleviksi. Tekniikat muun muassa mahdollistavat sen, että käyttäjän ei halutessaan tarvitse syöttää käyttäjätunnuksia, salasanoja ja personointivalintoja joka kerta uudelleen.

Hyödynnämme evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita palveluidemme kävijämäärien tilastollisessa seurannassa, sisällön räätälöinnissä sekä mainonnan ja markkinointiviestien kohdentamisessa. Sivustojemme käytettävyyden parantamiseksi voimme tehdä lyhytkestoisia tutkimuksia, joissa voimme tallentaa myös tiedon käyttäjän hiiren liikkeestä ja klikeistä tietyllä sivulla.

Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Yksityisyydensuojaa koskeva lainsäädäntö huomioon ottaen voidaan evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla saatua tietoa liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin kehittääksemme palveluitamme yhä paremmin käyttäjän mieltymyksiä vastaavaksi sekä räätälöidäksemme sisältöä, markkinointiviestintää ja mainontaa.

Palveluissamme saattaa olla myös ns. kolmansien osapuolien evästeitä. Kolmansilla osapuolilla tarkoitetaan KSF:n ulkopuolisia tahoja, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajia. Nämä ns. kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme esimerkiksi tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä. Pyrimme sopimusjärjestelyin takaamaan, että nämä kolmannet osapuolet noudattavat kulloinkin voimassaolevaa lainsäädäntöä sekä alan itsesääntelyohjeistuksia.

Palveluissamme voi olla käytössä ns. yhteisöliitännäisiä, kuten Facebookin tykkää-painike. Esimerkiksi Facebookin yhteisöliitännäisten painikkeet saattavat näkyä osassa palveluitamme, mutta niiden sisältö tulee suoraan Facebookista. Kun kävijä vierailee palvelussamme, Facebookin yhteisöliitännäinen tunnistaa, että käyttäjä on kirjautuneena Facebookiin, ja tällöin sivu näyttää räätälöidyn sisällön liitännäisessä, ikään kuin käyttäjä olisi sivustolla Facebook.com. Jos käyttäjä ei ole kirjautunut Facebookiin, yhteisöliitännäiset eivät näytä räätälöityä sisältöä. Facebook voi kerätä tietoa kävijän vierailusta kulloinkin voimassaolevien yksityisyydensuojaa koskevien ehtojensa mukaisesti. Facebook ei luovuta keräämiään tietoja KSF:lle, ellei käyttäjä ole antanut tähän nimenomaista suostumustaan. Käyttäjä voi tutustua yhteisöpalveluihin ehtoihin kussakin palvelussa.

Palvelumme voivat myös sisältää linkkejä muihin kuin yllä mainittuihin sivustoihin, mutta emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Suosittelemme tutustumaan jokaisen sivuston yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.

9 Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, jotka ovat asianmukaisesti suojattuna ja joihin pääsevät käsiksi ainoastaan ennalta määritellyt henkilöt.

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista, minimoimme sekä säilytysaikaa että dataa, jota säilötään, mutta pisimmillään asiakassuhteen voimassaolon ajan ja 6 vuotta sen jälkeen. Arkaluontoiset tiedot hävitämme välittömästi käyttötarkoituksen päätyttyä.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

10 Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista.

Siltä osin kun rekisteröitynä olet itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, Rekisteröitynä sinulla on oikeus saada tällaiset tiedot itsellesi pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

11 Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

12 Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.